Dian Furkhati: PEMBELAJARAN

BAB I : KONSEP DASAR

PENGERTIAN SISTEM DAN ANALIS SISTEM

1.1 Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yangmenekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatanatau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who)

1.2 Pengertian Sistem dan Analis Sistem

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennyamendefiniskan sistem sebagai berikut ini :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannyasuatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistemakuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Apa itu Subsistem ?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badanmobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya.

Apa itu Supersistem ?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatusistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah

supersistem

. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia jugamerupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi.Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan jugamerupakan subsistem dari pemerintahan nasional.Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistemterdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah,kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisahyang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem-

3. Pengertian Sistem dan Analis Sistem

subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan.Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RTmerupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan,Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya.

2. Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut

Komponen Sistem ( Components )

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yangartinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistematau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian darisistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandungkomponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi prosessistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem adasubsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistemtersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehinggadengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

Batas Sistem ( Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistemdengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem inimemungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistemmenunjukkan ruang lingkup ( scope) dari sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem ( Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yangmempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifatmenguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harustetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahandan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup darisistem.

Penghubung ( Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengansubsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber dayamengalir dari satu subsistem ke yang lainnya.

Keluaran (output ) dari satu subsistemakan menjadi masukan (input ) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yanglainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan ( Input ) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukandapat berupa masukan perawatan ( maintenance input ) dan masukan sinyal ( signal input )

Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebutdapat beroperasi.

Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkankeluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah

maintenanceinput yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah

signal input untuk diolah menjadi informasi.

Keluaran (Output ) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikanmenjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakanmasukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistemkomputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakanhasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

Pengolah ( Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubahmasukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem

5. Pengertian Sistem dan Analis Sistem

akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan danlaporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran ( Objectives ) atau Tujuan (Goal )

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistemsangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akandihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atautujuannya.Perbedaan suatu sasaran ( objectives ) dan suatu tujuan ( goal ) adalah, goal biasaya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalamruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, sepertimisalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistemdari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dariruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan ( goal ) dansasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

3.Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

1.Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik ( physical system ) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistemakuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuatmanusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalahsistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkaninteraksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasimerupakan contoh

man-machine system

, karena menyangkut penggunaankomputer yang berinteraksi dengan manusia.

6. Pengertian Sistem dan Analis Sistem

3.Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistemtak tentu ( probabilistic system)Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehinggakeluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh darisistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program- program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masadepannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistemterbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruhdengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanyaturut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada,tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruhdengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkankeluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistemsifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistemharus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harusdirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistemtertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan,contohnya, mendapatkan

input -nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya.Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkandengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistemtertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat

4.Pengertian Pengembangan SistemPengembangan sistem ( systems development ) dapat berarti menyusun suatusistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan ataumemperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau digantidisebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

a.Adanya permasalahan-permasalahan ( problems) yang timbul di sistem yanglama yang dapat berupa :

 Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan inidapat berupa :

 kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannyaharta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurangterjamin;

 kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkankebenaran dari data kurang terjamin;

 tidak efisiennya operasi;

 tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

 Pertumbuhan organisasiPertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yangsemakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, makamenyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lamasudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yangdibutuhkan manajemen.

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keraskomputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu

8 Pengertian Sistem dan Analis Sistem

digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapatmendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan olehmanajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensiwaktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencanayang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaingdapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ketangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

c.Adanya instruksi-instruksi (directives) Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksidari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan- permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehinggamenyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan digantikeseluruhannya.

Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :-keluhan dari langganan;

- pengiriman barang yang sering tertunda;

- pembayaran gaji yang terlambat

- laporan yang tidak tepat waktunya;

- isi laporan yang sering salah;

- anggung jawab yang tidak jelas;

- waktu kerja yang berlebihan;

- ketidakberesan kas;

- produktifitas tenaga kerja yang rendah;

- banyaknya pekerja yang menganggur;

- kegiatan yang tumpang tindih;

- tanggapan yang lambat terhadap langganan;

- kehilangan kesempatan kompetisi pasar;

- kesalahan-kesalahan manual yang tinggi;

- persediaan barang yang terlalu tinggi;

- pemesanan kembali barang yang tidak efisien;-

- biaya operasi yang tinggi;

- file-file yang kurang teratur;

- keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran;-

- bertumpuknya back-order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang);+

- nvestasi yang tidak efisisen;-

- peramalan penjualan dan produksi tidak tepat;

- apasitas produksi yang menganggur (idle capasities);

9 Pengertian Sistem dan Analis Sistem

- pekerjaan manajer yang terlalu teknis;

- dll.

Proses pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan

PIECES

(merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut :

Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time

Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukansuatu saat tertentu.

Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantaradua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu

Response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

o Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

o Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

o Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksidan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang danakan terjadi.

o Efficiency(efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbedadengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yangdigunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut

10. Pengertian Sistem dan Analis Sistem digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.

o Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan olehsistem.PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

a.Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi

b. Investasi yang terbaik harus bernilai

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4.Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

5.Proses pengembangan sistem tidak harus urut

6. Jangan takut membatalkan proyek

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugaskompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakansampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasisistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahanyang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perludikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ketahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklushidup suatu sistem ( systems life cycle ). Daur atau siklus hidup dari pengembangansistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapanutama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya.Dari sekian banyak siklus pengembangan sistem menurut beberapa penulis sejak tahun 1970-an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai pengembangan sistem ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski,

InformationSystems, Theory and Practice

(New York: John Wiley & Sons) yang menuliskantahapan pengembangan sistem sebagai berikut :

11. Pengertian Sistem dan Analis Sistem

1. Kebijakan dan perencanaan sistem ( system policy and planning ).

2. Pengembangan sistem ( system development )

a. Analisis sistem ( system analysis)

b. Desain sistem secara umum ( general system design)

c. Penilaian sistem ( system evaluation)

d. Desain sistem terinci (detailed system design)

e. Implementasi sistem ( system implementation)

3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation )

Penjelasan singkatnya :

1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning ).

Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahuludimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkansistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak

(top management ), maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini.Padahal dukungan dari manajemen puncak sangat penting artinya.

Kebijakan sistem( systems policy ) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Perencanaan sistem ( systems planning ) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatanyang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lamamempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk meningkatkan efektifitas manajemen, meningkatkan produktivitas ataumeningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan).Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah( steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan darimasing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri olehdirektur utama.

Tugas komite ini adalah sebagai berikut :

1. Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya.

2. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya.

3. Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem.

4. Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan.

5. Memberikan saran-saran dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yangsedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaransistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi.Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkansistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan, maka perludirencanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem ( systems planning )ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yangdibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukungoperasinya setelah diterapkan. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan jangka pendek ( short-range ) dan perencanaan jangka panjang (long-range).Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 sampai 2 tahun. Perencanaan jangka panjang melingkupi periode sampai dengan 5 tahun. Karena perkembanganteknologi komputer yang sangat cepat, maka perencanaan pengembangan sisteminformasi untuk periode yang lebih dari 5 tahun sudah tidak tepat lagi

Proses perencanaan sistem dikelompokkan menjadi 3 proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dilakukan oleh staf perencanasistem

2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukanoleh komite

3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analissistem.

Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian tersebut tampak pada gambar berikut ini :

2. Pengembangan sistem (system development )

a. Analisis sistem ( system analysis )

Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistemyang baru atau diperbarui

b. Desain sistem secara umum ( general system design)

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaransecara umum kepada user tentang sistem yang baru.

c.Penilaian sistem (system evaluation)

Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan baru tersebut.

d.Desain sistem terinci ( detailed system design )

Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru,selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakanspesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.

e. Implementasi sistem ( system implementation )

Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

3. Manajemen sistem dan operasi ( system management and operation )

Pemeliharaan sistem ( systems maintenance ) dilaksanakan untuk 3 alasan :

1. Memperbaiki kesalahan Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan ( bugs ) dalam program ataukelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem.Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.

2. Menjaga kemutakhiran sistem Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungansistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkatlunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminansosial.

3. Meningkatkan sistem Saat sistem digunakan, akan ditemukan cara-cara membuat peningkatansistem. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yangmemodifikasi sistem sesuai saran tersebut.Pada titik tertentu, modifikasi sistem akan menajdi sedemikian rupa, sehinggalebih baik memulai dari awal. Lalu, siklus hidup sistem akan terulang.

Pendekatan Pengembangan Sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai berikut ini

1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang darimetodologi yang digunakan)

Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikutitahapan-tahapan di

systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle.Akan tetapi sayangnya, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimanamelakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci karena pendekatan ini tidak dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an padadasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat danteknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari systems life cycle.Karena sifat dari sistem informasi sekarang menjadi lebih kompleks, pendekatanklasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasiyang sukses dan akan menimbulkan beberapa permasalahan. Permasalahan- permasalahan yang dapat timbul di pendekatan klasik antara lain adalah sebagai berikut :

a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulitPendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalammengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikanalat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (datadictionary ), tabel keputusan (decision table), diagram IPO dan baganterstruktur ( structured chart ) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat danteknik-teknik tersebut.

b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi lebih mahalBiaya pengembangan sistem yang termahal adalah terletak di tahap perawatannya. Mahalnya biaya perawatan di pendekatan klasik inidisebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkapdan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat danteknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukungdengan alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkapdan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.

c. Kemungkinan kesalahan sistem besar Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan sistem akan menjadi lebih besar. Berbeda dengan pendekatan terstruktur yang pengembangan sistemnya dilakukan dalam bentuk modul-modul yangterstruktur. Modul-modul ini akan lebih mudah dites secara terpisah dankemudian pengetesan dapat dilakukan pada integrasi semua modul untuk meyakinkan bahwa interaksi antar modul telah berfungsi semestinya.Pengetesan sistem sebelum diterapkan merupakan hal yang kritis karenakoreksi kesalahan sistem setelah diterapkan akan mengakibatkan pengeluaran biaya yang lebih besar. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa sistem yang tidak dites selama tahap pengembangannya merupakansumber utama dari kesalahan-kesalahan sistem.

d. Keberhasilan sistem kurang terjaminPenekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudahdisadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadapsistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Salah satukontribusi utama pendekatan terstruktur adalah partisipasi dan dukungan dari pemakai sistem.Pendekatan klasik mengasumsikan bahwa analis sistem telah mengerti akankebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dengan jelas dan benar. Pengalamantelah menunjukkan bahwa di beberapa kasus, kebutuhan-kebutuhan pemakaisistem tidaklah selalu jelas dan benar menurut analis sistem. Pendekatanklasik kurang melibatkan pemakai sistem dalam pengembangan sistem, makakebutuhan-kebutuhan pemakai sistem menjadi kurang sesuai dengan yangdiinginkan dan sebagai akibatnya sistem yang diterapkan menjadi kurang berhasil.

e. Masalah dalam penerapan sistemKarena kurangnya keterlibatan pemakai sistem dalam tahapan pengembangan sistem, maka pemakai sistem hanya akan mengenal sistemyang baru pada tahap diterapkan saja. Sebagai akibatnya pemakai sistemakan menjadi kaget dan tidak terbiasa dengan sistem baru yang tiba-tibadikenalkan. Sebagai akibat lebih lanjut, pemakai sistem akan menjadi frustasikarena tidak dapat mengoperasikan sistem dengan baik.

2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaranyang akan dicapai) Pendekatan sepotong ( piecemeal approach) merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasitertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih,dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan in hanyamemperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja.Lain halnya dengan pendekatan sistem ( systems approach ) yang memperhatikansistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masingkegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi itu saja.

3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari caramenentukan kebutuhan dari sistem)

Pendekatan bawah naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawahorganisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan inidimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dannaik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkantransaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatanklasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yangakan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikutidatanya.Pendekatan atas-turun (top-down approach ) sebaliknya dimulai dari level atasorganisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai denganmendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelahkebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi,yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. Pendekatanatas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yangdibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu,kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasiyang dibutuhkan.

4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandangdari cara mengembangkannya). Pendekatan sistem-menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatanyang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan inikurang mengena untuk sistem yang komplek, karena akan menjadi sulit untuk dikembangkan. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik.Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistem yang rumitmenjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebihmudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akandapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan ini jugamerupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur.

5. Pendekatan lompatan-jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dariteknologi yang akan digunakanPendekatan lompatan-jauh ( great loop approach) menerapkan perubahanmenyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak mengandung resiko, karena teknologi komputer begitu cepat berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah menjadi usang.Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika untuk semua teknologi yang digunakan dan pendekatan ini juga sulit untuk dikembangkan, karena terlalu komplek.Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggihhanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terusdikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuaidengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembangmenyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembanganteknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadiusang. Metodologi Pengembangan Sistem

Metodologi adalah : Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan

postulat-postulat

yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni ataudisiplin lainnya

Metode adalah :

Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :

- Penulis buku-

- Peneliti

- Konsultan

- Systems house

- Pabrik

- software

Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan

1. Functional Decomposition Methodologies

(Metodologi Pemecahan Fungsional)Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami,

dirancang dan diterapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi iniadalah :

HIPO ( Hierarchy plus Input-Process-Output )

SR ( Stepwise Refinement ) atau ISR ( Iterative Stepwise Refinement )

Information-Hiding

2. Data Oriented Methodologies (Metodologi Orientasi Data)Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses.Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu :

a.Da ta-flow oriented methodologiesMetodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistemkedalam modulo-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkah-lakulogika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secaralogika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologiini adalah

SADT (Structured Analisys and Design Techniques)

Composite Design

SSAD (Structured Systems Analysis and Design)

b. Data structure oriented methodologies Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Struktur ini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya.Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudiandijelaskan dari struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi iniadalah :

- JSD ( Jackson’s systems development )

- W/O (Warnier / Orr)

3. Prescriptive Methodologies

Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

- ISDOS ( Information Systems Design and Optimization System). Kegunaannya adalah mengotomatisasi proses pengembangan sisteminformasi. ISDOS mempunyai 2 komponen :

a. PSLMerupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine-readable form,sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSLmerupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukanmerupakan bahasa pemrograman prosedural.

b. PSA Merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (datadictionary ) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, yangdisimpan , yang dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporandengan pemanfaatan DBMS dalam penyimpanan datanya. Kegunaan danhasil dari PSA adalah :

 PSA menganalisis PSL untuk kesalahan-kesalahan sintak dan akanmenghasilkan laporan-laporan dalam bentuk data dictionary, functiondictionary serta analisis dari hubungan-hubungan proses.

 Laporan dalam bentuk grafik, seperti laporan yang menggambarkanhubungan dari proses termasuk apakah suatu proses merupakan bagian dari porses yang lain atau suatu proses mempunyai komponen proses-proses lain.

 PSA akan melakukan analisis jaringan untuk mengecek kelengkapandari semua hubungan data dan proses-proses.

 PSA juga akan melakukan analisis dari hubungan ketergantunganwaktu dari data dan analisis dari spesifikasi volume.-

PLEXSYS Kegunaannya adalah untuk melakukan transformasi suatu statemen bahasakomputer tingkat tinggi ke suatu

executable code

untuk suatu konfigurasi perangkat keras yang diinginkan. PLEXSYS merupakan tambahan untuk ISDOS. Kalau ISDOS digunakan pada aspek penntuan kebutuhan,PLEXSYS digunakan pad aspek penghasil kode program secar otomatis.-

PRIDEMerupakan perangkat lunak terpadu yang baik untuk analisis/disain sistemterstruktur, manajemen data, manajemen proyek dan pendokumentasian.-

SDM/70Merupakan suatu perangkat lunak yang berisi kumpulan metode, estimasi,dokumentasi dan petunjuk administrasi guna membantu pemakai untuk mengembangkan dan merawat sistem yang efektif -

SPECTRUMPerangkat lunak ini mempunyai beberapa versi untuk keperluan yang berbeda, semacam SPECTRUM-1 untuk

life cycle

konvensional,SPECTRUM-2 untuk sistem manajemen proyek terstruktur, SPECTRUM-3untuk

on-line interactive estimator

.- SRES ( Software Requirement Engineering System) dan SREM (Software Requirement Engineering Methodology)

DBO ( Design By Objective ), PAD ( Program Analysis Diagram), HOS( Higher Order Software

), MSR ( Meta Stepwise Refinement ), PDL ( Program Design Language)

Alat dan Teknik Pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan olehmetodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologiumumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar,alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik ( nongraphical tools), seperti misalnya

data dictionary, structured english, pseudocode

serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalahsebagai berikut ini :

a. HIPO diagram Hierarchy plus Input-Process-Output , HIPO, adalah alat dokumentasi programyang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkanoleh fungsi utamanya.

b. Data flow diagram Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baruyang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkunganfisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dansebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnyafile kartu,microfile, harddisk, tape, diskettedan lain sebagainya).\

c. tructured chart Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sisteminformasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul denganmenunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubunganmodulnya, sehingga memberikan penjelasan lengkap dari sistem dipandang darielemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya.

d. SADT Structured Analysis and Design Technique, SADT, memandang suatu sistemterdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatanyang dilakukan oleh orang, mesin atau perangkat lunak). Menggunakan dua tipediagram yaitu, diagram kegiatan ( activity diagrams , disebut actigrams ) dandiagram data ( data diagrams , disebut datagrams)

e. Jackson’s diagram Jackson’s Systems Development , JSD, membangun suatu model dari dunia nyata(real world ) yang menyediakan subyek-subyek permasalahan dari sistem.Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologitertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitudapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu baganyang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting )

a.Bagan alir sistem ( systems flowchart )

b. Bagan alir program ( program flowchart ) yang dapat berupa :

 bagan alir logika program ( program logic flowchart )

 bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart )

c. Bagan alir kertas kerja ( paperwork flowchart )

d. Bagan alir proses ( process flowchart )

e. Gantt chart

2. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting )

3.Bagan untuk menggambarkan hubungan personil ( personal relationshipcharting )

a.Bagan distribusi kerja (working distribution chart )

b.Bagan organisasi (organization chart )Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lainsebagai berikut ini :

a.Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method ) dan PERT( Program Evaluation and Review Technique)Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek.

b.Teknik menemukan fakta ( fact finding techniques)Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukanfakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik inidiantaranya adalah :

- wawancara (interview)

- wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer )untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yangdiwawancarai (interviewee).

- observasi (observation)observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukanyang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisispasidengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.

- daftar pertanyaan (questionaires)adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuankhusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih.

- pengumpulan sampel ( sampling ) pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruhitem yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yangterbatas.

c. Teknik analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost-enefit analysis)Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sisteminformasi.\

d. Teknik untuk menjalankan rapatSelama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat antara tim pengembangansistem dengan pemakai sistem dan manajer, sehingga kemampuan analis sistemuntuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.

e. Teknik inspeksi/walkthrough Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukandengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistemmelakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan olehanalis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.

Penyebab kegagalan pengembangan sistem :

 Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem

 Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem

 Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya

 Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan

 Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yang tidak direncanakandan pemasangan teknologi tidak sesuai

 Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara

 Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik

5. Fungsi Analis Sistem Analis sistem ( systems analyst) adalah orang yang menganalisis sistem(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan.

pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lainuntuk analis sistem ini adalah analis informasi (information analyst ), analis bisnis(business analyst ), perancang sistem ( systems designer ), konsultan sistem ( systemsconsultant ) dan ahli teknik sistem ( systems engineer ).Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Pemrogram ( programmer ) adalahorang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yangmelakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yangmelakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem. Orang yang melakukantugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis/pemrogram (analyst/programmer ) atau pemrogram/analis ( programmer/analyst ). Tugas dantanggungjawab analis sistem dan pemrogram adalah berbeda dan dapat dilihat padatabel berikut :

Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analis Sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yangkhusus. Beberapa analis sistem setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik:

1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologikomputer dan pemrograman komputer

a.Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasiserta keahlian dalam menggunakan komputer.

b.Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasakomputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

2.Pengetahuan tentang bisnis secara umum

Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan inidibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem.Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya,akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi,manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaandan aspek-aspek bisnis lainnya.

3.Pengetahuan tentang metode kuantitatif

Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakanmetode-metode kuantitatif, seperti misalnya pemrograman linier (linier programming ), pemrograman dinamik (dynamic programming ), regresi (regresion),

network , pohon keputusan ( decision tree ),trend , simulasi dan lain sebagainya.

4.Keahlian pemecahan masalah

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan- permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebutke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapatmerangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan- permasalahan tersebut.

5.Keahlian komunikasi antar personil

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalamwawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

6.Keahlian membina hubungan antar personil

Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satudengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungankerja dengan personil-personil lainnya yang terllibat, akan membuat pekerjaannyamenjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubunganyang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akanmempersulitnya.

Tim Pengembangan Sistem

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinanhanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram(analis/pemrogram) atau seorang pemrogram yang merangkap sebagai analis sistem(pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar-kecilnyaruang-lingkup proyek yang kaan ditangani. Tim ini secara umnum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut ini :

1.Manajer analisis sistem Manajer analisis sistem (manager of systems analysis) ini disebut juga sebagaikoordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut ini:

a. Sebagai ketua/koordinator tim pengembangan sistem

b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistemlainnya

c. Membuat jadwal pelakasanaan proyek pengembangan sistem yang akandilakukan

d.Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disainsistem dan penerapannya

e.Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem

f.Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepadamanajemen dan pemakai sistemg.

Membuat laporan-laporan kemajuan proyek ( progress report )

h.Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim

2. Ketua analis sistem

Ketua analis sistem (lead systems analyst ) biasanya menjabat sebagai wakil darimanajer analisis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analisissistem dan mewakilinya bila manajer analisis sistem berhalangan.

3. Analis sistem senior Analis sistem senior ( senior systems analyst ) merupakan analis sistem yangsudah berpengalaman.

4.Analis sistem

Analis sistem ( systems analyst ) merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistemsenior.

5.Analis sistem yunior

Analis sistem yunior ( junior systems analyst ) merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan darianalis sistem yang lebih senior. Analis sistem yunior ini sering juga disebutdengan analis sistem yang masih dilatih (

systems analyst trainee).

6. Pemrogram aplikasi senior

Pemrogram aplikasi senior ( senior applications programmer ) merupakan pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancangspesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yanglainnya. Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.

7. Pemrogram aplikasi

Pemrogram aplikasi (applications programmer ) merupakan pemrogramkomputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harusdibimbing secara langsung lagi.

8.Pemrogram aplikasi yunior

Pemrogram aplikasi yunior ( junior applications programmer ) merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbinganlangsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanyahanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, sepertimisalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee).